Como tomar decisões em reunião sem debate infinito nem efeito manada
Como tomar decisões em reunião: defina quem decide, colete opiniões independentes, combine critérios antes e transforme divergências em testes rápidos.
Oito pessoas, uma hora, uma decisão. No fim, a sensação de que todos concordaram, mas ninguém sabe exatamente com o quê. Ou o contrário: a discussão se estende, cada um defende o seu ponto e a decisão fica "para a próxima".
Saber como tomar decisões em reunião é uma das habilidades mais subestimadas da gestão. Este guia reúne práticas apoiadas em pesquisas sobre decisão em grupo.
Por que grupos às vezes decidem pior
Cass Sunstein e Reid Hastie, no livro Wiser: Getting Beyond Groupthink to Make Groups Smarter, reúnem pesquisas sobre por que grupos erram. Alguns mecanismos:
| Mecanismo | O que acontece |
|---|---|
| Cascata | As primeiras opiniões influenciam as seguintes, e o grupo segue quem falou primeiro |
| Polarização | Depois de discutir, o grupo fica mais extremo do que a média das opiniões iniciais |
| Informação compartilhada | O grupo discute o que todos já sabem e ignora o que só uma pessoa sabe |
| Conformismo | Pessoas escondem dúvidas para não destoar |
| Autoridade | A opinião do líder pesa mais que a evidência. Veja HiPPO |
Os famosos experimentos de Solomon Asch, nos anos 1950, mostraram que muitas pessoas chegam a concordar com uma resposta claramente errada quando todo o grupo a defende.
Defina antes quem decide e como
| Modelo | Como funciona | Quando usar |
|---|---|---|
| Decisão individual com consulta | Uma pessoa decide depois de ouvir o grupo | Maioria das decisões do dia a dia |
| Consenso | Todos precisam concordar | Decisões que exigem forte compromisso de todos |
| Voto | A maioria decide | Opções equivalentes, sem dono claro |
| Delegação | O grupo define critérios, um responsável executa | Decisões técnicas |
Frameworks como o RAPID, da consultoria Bain, ou o DACI ajudam a deixar explícito quem recomenda, quem é consultado, quem decide e quem executa.
Um roteiro para reuniões de decisão
- Envie antes a pergunta, as alternativas e os dados disponíveis.
- Combine os critérios de escolha antes de discutir as opções: custo, risco, reação do cliente, prazo.
- Colete opiniões individuais por escrito no início, antes de qualquer debate.
- Peça que cada pessoa compartilhe o que só ela sabe: dados de atendimento, vendas, operação.
- Discuta as divergências, e não as concordâncias.
- Separe o que é fato do que é previsão. Divergências sobre previsões ("o cliente vai preferir...") pedem teste.
- Decida, ou defina o teste que vai permitir decidir, com prazo.
- Registre a decisão, o motivo e os responsáveis.
Advogado do diabo e pré-mortem
Duas técnicas ajudam a trazer à tona o que o grupo não quer ver:
- Advogado do diabo designado: alguém recebe a tarefa de argumentar contra a opção favorita.
- Pré-mortem: imaginar que a decisão fracassou e listar por quê. Veja pré-mortem.
Evidência no meio da reunião
Quando a divergência é sobre a reação do público, a melhor decisão em reunião costuma ser: "Vamos testar as três opções e decidir amanhã com o resultado". Isso só é viável se o teste for rápido.
Para preparar as próprias reuniões, veja reunião improdutiva.
Como tomar decisões em grupo de forma eficaz?
Defina antes quem decide e como, combine os critérios, colete opiniões independentes por escrito antes do debate, incentive que cada pessoa traga o que só ela sabe e transforme divergências sobre previsões em testes.
O que é efeito manada em reuniões?
É quando as primeiras opiniões, ou a do líder, influenciam as seguintes, e o grupo converge sem que cada pessoa tenha pensado de forma independente.
Consenso é a melhor forma de decidir?
Nem sempre. O consenso gera compromisso, mas pode ser lento e levar a decisões mornas. Para a maioria das decisões, uma pessoa responsável que decide depois de ouvir o grupo funciona melhor.
O que fazer quando a reunião não chega a uma decisão?
Identifique o motivo: falta de informação, falta de critério ou falta de quem decide. Se faltar informação, defina um teste com prazo; se faltar dono, defina o responsável.